10 άκρες Excel και κόλπα

Τα υπολογιστικά φύλλα του Excel είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να συγκρίνετε και να χειρίζεστε τα δεδομένα και τις παραλλαγές τους σε σειρές και στήλες. Ωστόσο, αυτό το εργαλείο suite του Office διαθέτει επίσης εξαιρετικές δυνατότητες για τη μετατροπή μονάδων, την ανάλυση οικονομικών σεναρίων ή το φιλτράρισμα, την επιλογή και την επεξεργασία πολλαπλών στοιχείων. Αυτές οι λειτουργίες, οι οποίες δεν είναι γνωστές σε πολλούς βασικούς χρήστες του προγράμματος, μπορούν να διευκολύνουν τη ζωή όσων χρησιμοποιούν τα φύλλα εργασίας στην εργασία ή σε καθημερινή βάση. Δείτε 10 μαθήματα μικρών κόλπα και προηγμένες συμβουλές του Microsoft Excel.

Επτά λειτουργίες του Excel που λίγοι άνθρωποι γνωρίζουν

Πώς να δημιουργήσετε διαγράμματα στο Microsoft Excel

Θέλετε να αγοράσετε κινητό τηλέφωνο, τηλεόραση και άλλα προϊόντα έκπτωσης; Γνωρίστε τη σύγκριση

1. Σύνθετη επιλογή

Με την εύχρηστη δυνατότητα "Εύρεση", το Microsoft Excel, όπως όλα τα άλλα προγράμματα του Office, μπορεί να βρει γρήγορα αντικείμενα και όρους σε ένα έγγραφο. Ωστόσο, για να επεξεργαστείτε ταυτόχρονα πολλαπλά δεδομένα, η εφαρμογή σάς επιτρέπει να επιλέξετε όλα αυτά.

Βήμα 1. Σημειώστε ολόκληρο τον πίνακα με τα δεδομένα που θέλετε να ανακτήσετε και να επιλέξετε. Στη συνέχεια, στην καρτέλα "Αρχική σελίδα", επιλέξτε "Εύρεση και επιλογή" και επιλέξτε "Εύρεση ...".

Με τα δεδομένα που έχετε επιλέξει, κάντε κλικ στις εντολές στην καρτέλα "Αρχική σελίδα"

Βήμα 2. Στο παράθυρο "Εύρεση και αντικατάσταση", πληκτρολογήστε τον όρο που θέλετε να βρείτε και πατήστε "Εύρεση όλων".

Εισαγάγετε το στοιχείο που θέλετε να αναζητήσετε και πατήστε "Εύρεση όλων"

Βήμα 3. Επιλέξτε ένα από τα εμφανιζόμενα στοιχεία και πατήστε το πλήκτρο "Ctrl" + "A" για να επιλέξετε όλα τα αποτελέσματα ταυτόχρονα. Στη συνέχεια πατήστε το πλήκτρο close - τα επιλεγμένα κελιά θα εξακολουθούν να επιλέγονται.

Κάντε κλικ σε ένα στοιχείο από τα αποτελέσματα και "Ctrl" + "A" για να επιλέξετε όλα

Βήμα 4. Μέσω αυτής της επιλογής μπορείτε να διαγράψετε, να επισημάνετε ή να αντιγράψετε όλα τα επιλεγμένα στοιχεία ταυτόχρονα.

Με την προηγμένη επιλογή μπορείτε να επεξεργαστείτε ή να διαγράψετε όλα τα αντικείμενα που βρέθηκαν

2. Σύνθετη μεταφορά

Η δυνατότητα μεταφοράς στο Excel σάς επιτρέπει να μετατρέπετε τις στήλες σε σειρές και αντίστροφα. Ωστόσο, με την προηγμένη μεταφορά, ο χρήστης χρησιμοποιεί έναν τύπο, δεσμεύοντας τα δεδομένα από το μεταφερόμενο πίνακα και προκαλώντας οποιαδήποτε τροποποίηση των αντικειμένων που θα αναπαραχθούν.

Βήμα 1. Επιλέξτε τον αριθμό των κελιών και των στηλών που αντιστοιχεί στον αριθμό των στηλών και των κελιών που θέλετε να μεταφέρετε - για παράδειγμα: αν ένας πίνακας είναι 2Χ5, επιλέξτε κελιά σε μορφή 5Χ2.

Σημειώστε έναν αριθμό κυψελών ισοδύναμων με το φύλλο εργασίας που θα μεταφερθεί

Βήμα 2. Ακόμα και με τα κελιά που σημειώνονται, γράψτε τη λειτουργία "TRANSPOR (X: Y)" - όπου το "X" είναι το πρώτο κελί στην επάνω αριστερή γωνία του πίνακα και το "Y" είναι το τελευταίο κελί στην κάτω δεξιά γωνία.

Στη συνέχεια πληκτρολογήστε "TRANSPOR (X: Y)", με τα "X" και "Y" να δείχνουν την αρχή και το τέλος του πίνακα που πρέπει να μεταφερθεί

Βήμα 3. Ο πίνακας θα μεταφερθεί από τη λειτουργία, ορίζοντας τις αρχικές τιμές. Ωστόσο, οποιαδήποτε αλλαγή στις τιμές του αρχικού πίνακα θα αλλάξει αμέσως τα στοιχεία που μεταφέρθηκαν.

Ο μετασχηματισμένος πίνακας θα έχει σταθερές τιμές και θα αντικατοπτρίζει οποιεσδήποτε αλλαγές στον αρχικό πίνακα

3. Τμηματοποίηση δεδομένων

Το Excel διαθέτει ένα ειδικό φίλτρο για τους πίνακες που προσδιορίζονται στο υπολογιστικό σας φύλλο. Η κατάτμηση δεδομένων παρουσιάζει ειδικές μακροεντολές με στοιχεία πίνακα, παρέχοντας αποτελέσματα σε μια εξαιρετική οπτική διάταξη.

Βήμα 1. Επιλέξτε τα κελιά που θα αναγνωριστούν ως πίνακας και, στην καρτέλα "Εισαγωγή", επιλέξτε την επιλογή "Πίνακας".

Επισημάνετε τα κελιά και κάντε κλικ στις επισημασμένες εντολές για να εισαγάγετε έναν πίνακα

Βήμα 2. Στο παράθυρο που θα ανοίξει, ελέγξτε την επιλογή των κελιών που θα σχηματίσουν τον πίνακα, ελέγξτε την επιλογή "Ο πίνακας μου έχει κεφαλίδες" και επιβεβαιώστε "OK".

Στο παράθυρο "Δημιουργία πίνακα", επιλέξτε "Ο πίνακας μου έχει κεφαλίδες" και κάντε κλικ στο "OK"

Βήμα 3. Στη συνέχεια, στην καρτέλα "Σχεδίαση", κάντε κλικ στην επιλογή "Εισαγωγή τμηματοποίησης δεδομένων" για να ενεργοποιήσετε το δυναμικό σύστημα φιλτραρίσματος του δημιουργημένου πίνακα.

Μόλις δημιουργηθεί ο πίνακας, κάντε κλικ στο κουμπί "Εισαγωγή τμηματοποίησης δεδομένων" στο πλαίσιο "Σχεδίαση"

Βήμα 4. Θα ανοίξει ένα παράθυρο με επιλογές για τις επικεφαλίδες του δημιουργημένου πίνακα. Επιλέξτε αυτά που χρειάζεστε και πατήστε "OK".

Επιλέξτε τις κεφαλίδες στηλών που θέλετε να χρησιμοποιήσετε

Βήμα 5. Μόλις δημιουργηθεί ο κατακερματισμός των δεδομένων, κάθε επιλογή που επισημαίνεται στα παράθυρα κεφαλίδων θα εξαλείψει τις εναλλακτικές λύσεις ασύμβατες με τις άλλες. Ομοίως, τα επιλεγμένα στοιχεία θα εμφανίζονται στον πίνακα, ενώ τα μη επισημασμένα στοιχεία θα παραμείνουν κρυμμένα.

Κάθε επισημασμένο στοιχείο θα εμφανίζεται στον πίνακα, ενώ οι άλλοι θα είναι κρυμμένοι

4. Διαχειριστής σκηνικών

Η παρουσίαση δεδομένων σε υπολογιστικά φύλλα του Excel καθιστά εύκολη την εμφάνιση διαφορετικών αποτελεσμάτων. Ωστόσο, με τη δυνατότητα διαχείρισης σεναρίων, μπορείτε να αλλάξετε μεταβλητές και να αναφέρετε με κλίμακα από τα καλύτερα έως τα χειρότερα δυνατά αποτελέσματα.

Βήμα 1. Σε ένα υπολογιστικό φύλλο, επιλέξτε τις τιμές των μεταβλητών και, στην καρτέλα "Δεδομένα", κάντε κλικ στο κουμπί "Test of Hypotheses" και, στη συνέχεια, στο εναλλακτικό "Scenario Manager ...".

Ελέγξτε τις τιμές των μεταβλητών στον πίνακα και κάντε κλικ στις εντολές που επισημαίνονται στην εικόνα

Βήμα 2. Θα ανοίξει το παράθυρο "Επεξεργασία Σενάριο". Πληκτρολογήστε ένα όνομα στο πεδίο "Όνομα Σενάριο" και κάντε κλικ στο "OK" για να συνεχίσετε τη διαμόρφωση ενός από τα πιθανά σενάρια.

Ονομάστε το σενάριο και πατήστε "OK"

Βήμα 3. Στη συνέχεια, αλλάξτε τις τιμές κάθε μεταβλητής, σύμφωνα με τα κύτταρα που επιλέξατε προηγουμένως, και ολοκληρώστε το με "OK".

Συνεχίστε να επεξεργάζεστε το σενάριο επιλέγοντας τις τιμές για κάθε μεταβλητή και πατώντας "OK"

Βήμα 4. Επαναλάβετε τη διαδικασία για να προσθέσετε άλλα σενάρια και, όταν είστε ικανοποιημένοι, επιλέξτε ένα από αυτά στο παράθυρο "Διαχειριστής σκηνικών", κάντε κλικ στο "Εμφάνιση" για να δείτε το σενάριο. Οι τύποι στο φύλλο εργασίας θα ενσωματώσουν και θα χρησιμοποιήσουν αμέσως τις τιμές των σεναρίων.

Επιλέξτε ένα σενάριο και πατήστε "Εμφάνιση" για να το δείτε, καθώς και το αποτέλεσμα με τους τύπους

Βήμα 5. Στο παράθυρο "Διαχειριστής σκηνικού", πατήστε το κουμπί "Σύνοψη" για να δημιουργήσετε ένα ειδικό φύλλο εργασίας με κάθε σενάριο.

Η εναλλακτική "Σύνοψη" δημιουργεί ένα φύλλο εργασίας με τα αποτελέσματα όλων των σεναρίων

Βήμα 6. Η "Σύνοψη σεναρίων" θα δημιουργηθεί σε ένα νέο φύλλο εργασίας και θα παρουσιάσει σενάρια που δημιουργήθηκαν σύμφωνα με την επιθυμητή διαμόρφωση.

Το Excel θα δημιουργήσει το "Σενάριο Αποτέλεσμα" σε ένα νέο φύλλο εργασίας

5. Λειτουργία "CONVERTER"

Το Excel διαθέτει μια τεράστια βάση δεδομένων μετατροπών για τιμές και μέτρα θερμοκρασίας, βάρους, μεγέθους κλπ. Για να έχετε πρόσβαση και να χρησιμοποιήσετε αυτή τη λειτουργία, απλά εισάγετε τη λειτουργία "CONVERTER", μετατρέποντας αυτόματα τις τιμές.

Βήμα 1. Εισάγετε τον τύπο "= CONVERTER (X;") χωρίς τα εισαγωγικά για να εμφανίσετε τις τιμές μετατροπής του πίνακα Excel - όπου "X" είναι το κελί με την αρχική τιμή που θα επιλεγεί. μετά τον εντοπισμό του κυττάρου για να ανοίξει τον πίνακα τιμών (στην εικόνα, για παράδειγμα, επιλέχτηκε "αριθμοί σε λίτρα").

Γράψτε τη λειτουργία "= CONVERTER (X;") και επιλέξτε την κατηγορία μέτρησης που θα μετατραπεί

Βήμα 2. Στη συνέχεια, με τον τύπο "= CONVERTER (X, " Y ", όπου το" Y "είναι το επιλεγμένο μέτρο, επιλέξτε σε έναν δεύτερο πίνακα, συμβατό με τον πρώτο, τον τύπο για τον οποίο θα μετατραπεί η τιμή.

Μετά την είσοδο στο δεύτερο ";" του "= CONVERTER (X;" Y ";", επιλέξτε την έκταση στην οποία θα μετατραπεί η τιμή

Βήμα 3. Το κύτταρο με τον τύπο θα μετατρέψει αυτόματα οποιαδήποτε δεδομένη τιμή στο πρώτο πεδίο, μπορεί να αναπαραχθεί και να αλλάξει τα μέτρα σε άλλα κελιά.

Το πεδίο με τον τύπο θα αλλάξει αυτόματα τις τιμές του κυττάρου που επιλέξατε προηγουμένως

6. Κύτταρα με αόρατο περιεχόμενο

Με τις λειτουργίες για την απόκρυψη ολόκληρων στηλών από υπολογιστικά φύλλα, το Microsoft Excel προσφέρει επίσης ένα τέχνασμα για την απόκρυψη τιμών από ορισμένα κελιά.

Βήμα 1. Κάντε δεξί κλικ στο κελί που έχει την κρυφή προβολή και, στη συνέχεια, επιλέξτε την επιλογή "Format cells ..."

Κάντε δεξί κλικ στο κελί και επιλέξτε "Format cell ..."

Βήμα 2. Στο παράθυρο "Μορφοποίηση κελύφους", στην καρτέλα "Αριθμός", επιλέξτε την επιλογή "Προσαρμοσμένη" και, στο πεδίο κειμένου, πληκτρολογήστε ";;;" (χωρίς εισαγωγικά).

Επιλέξτε "Προσαρμογή" και πληκτρολογήστε ";;;" στο πεδίο κειμένου

Βήμα 3. Τα περιεχόμενα του κελιού θα αποκρύπτονται από την κανονική προβολή του φύλλου εργασίας, εμφανίζοντας το ως κενό πεδίο. Ωστόσο, μπορείτε να ελέγξετε την αξία του ανατρέχοντας στη γραμμή τύπων του Excel.

Οι τιμές των κυττάρων θα εμφανίζονται μόνο στη γραμμή τύπων

7. Ανάλυση δεδομένων

Το Microsoft Excel διαθέτει μια σειρά χαρακτηριστικών για την ανάλυση πιο εξειδικευμένων και ειδικών στατιστικών δεδομένων. Ωστόσο, αυτό το εργαλείο είναι διαθέσιμο στην αρχική διαμόρφωση του προγράμματος.

Βήμα 1. Για να ενεργοποιήσετε το πακέτο Ανάλυσης Δεδομένων, κάντε κλικ στην καρτέλα "Αρχεία" και στην επιλογή "Επιλογές".

Στην καρτέλα "Αρχείο", κάντε κλικ στο "Επιλογές"

Βήμα 2. Θα ανοίξει ένα παράθυρο με διάφορες επιλογές διαμόρφωσης του Excel. Στο τμήμα "Πρόσθετα", επιλέξτε την επιλογή "Πρόσθετα του Excel" στο πλαίσιο ελέγχου στο κάτω μέρος της διεπαφής και ολοκληρώστε το "Go ...".

Στην περιοχή "Πρόσθετα", επιλέξτε "Πρόσθετα του Excel" και κάντε κλικ στο κουμπί "Μετάβαση ..."

Βήμα 3. Στο παράθυρο "Πρόσθετα", ελέγξτε την εναλλακτική λύση "Εργαλεία ανάλυσης" και πατήστε "OK".

Στη συνέχεια, επιλέξτε "Εργαλείο ανάλυσης" και κάντε κλικ στο "OK"

Βήμα 4. Οι επιλογές ανάλυσης δεδομένων μπορούν να προσπελαστούν μέσω ενός κουμπιού στην καρτέλα "Δεδομένα", επιλέγοντας μία από τις πολλές εναλλακτικές λύσεις για να ξεκινήσετε τη διαμόρφωση των πόρων των στατιστικών στοιχείων.

Στην καρτέλα "Δεδομένα" θα εμφανιστεί το κουμπί "Ανάλυση δεδομένων" με τα εξελιγμένα στατιστικά χαρακτηριστικά του Excel

8. Αφαιρέστε τα κενά κελιά

Ένα πρακτικό και εύκολο τέχνασμα για την επεξεργασία και την τυποποίηση των υπολογιστικών φύλλων του Excel είναι η αφαίρεση κενών κελιών. Ενώ δεν υπάρχει τρόπος να γίνει αυτό, η εναλλακτική λύση στην καταλληλότητα είναι πολύ χρήσιμη και ευέλικτη.

Βήμα 1. Σε ένα φύλλο εργασίας με κενά κελιά, επιλέξτε τις στήλες σας και πληκτρολογήστε την εντολή "Ctrl" + "G" για να ανοίξετε τη λειτουργία "Μετάβαση" και κάντε κλικ στο "Ειδικά ...".

Επιλέξτε τις στήλες του φύλλου εργασίας, ανοίξτε το "Go to" με "Ctrl" + "G" και κάντε κλικ στο "Special ..."

Βήμα 2. Στο παράθυρο "Μετάβαση σε ειδικό", επιλέξτε την επιλογή "Κενό" και πατήστε "OK" για να επιλέξετε όλα τα κενά κελιά στην επιλογή του φύλλου εργασίας.

Επιλέξτε "Κενό" και κάντε κλικ στο "OK" για να επιλέξετε όλα τα κενά κελιά

Βήμα 3. Στη συνέχεια, στην καρτέλα "Αρχική σελίδα", κάντε κλικ στην εντολή "Διαγραφή" και επιλέξτε την επιλογή "Εξαίρεση κελιών ...". Στο πλαίσιο επιλογής που θα ανοίξει, επιλέξτε την επιλογή "Highlight cells up" για να διατηρήσετε τη μονάδα υπολογιστικού φύλλου με συνεχή πεδία.

Στην καρτέλα "Αρχική σελίδα", κάντε κλικ στην επιλογή "Διαγραφή", "Διαγραφή κυττάρων ..." και "Επισημάνετε κελιά επάνω"

9. Σύνθετο φίλτρο

Με ένα ήδη προηγμένο σύστημα φιλτραρίσματος για υπολογιστικά φύλλα, το Excel διαθέτει επίσης τη λειτουργία Advanced Filter που σας επιτρέπει να δημιουργήσετε έναν νέο πίνακα με στοιχεία που εξάγονται από το αρχικό φύλλο εργασίας.

Βήμα 1. Στην καρτέλα "Δεδομένα", επιλέξτε "Για προχωρημένους" για να ενεργοποιήσετε το παράθυρο διαμόρφωσης Advanced Filter. Είναι επίσης σημαντικό να αντιγράψετε την κεφαλίδα του φύλλου εργασίας έτσι ώστε να μην αναμειγνύονται κελιά και να καθορίσετε ήδη τον όρο που θα φιλτραριστεί.

Αντιγράψτε την κεφαλίδα υπολογιστικού φύλλου με τον όρο φίλτρου και στην καρτέλα "Δεδομένα", κάντε κλικ στην επιλογή "Για προχωρημένους"

Βήμα 2. Στο παράθυρο Advanced Filter, ορίστε ως "Interval List" οποιοδήποτε φύλλο εργασίας που θα χρησιμοποιηθεί.

Σημειώστε ολόκληρο το φύλλο εργασίας ως "Διάστημα"

Βήμα 3. Στη συνέχεια, επιλέξτε τον κεφαλίδα και τον όρο φίλτρου για το πεδίο "Κριτήρια Range".

Σημειώστε τον κεφαλίδα και τον όρο φίλτρου ως "Διάστημα Κριτηρίων"

Βήμα 4. Για να ολοκληρώσετε το Σύνθετο φίλτρο, επιλέξτε την επιλογή "Αντιγραφή σε νέα τοποθεσία" και, στη συνέχεια, επιλέξτε το πεδίο "Αντιγραφή σε:" και πατήστε "OK".

Επιλέξτε "Αντιγραφή σε νέα τοποθεσία" και επιλέξτε το στοιχείο "Αντιγραφή σε"

Βήμα 5. Το προηγμένο φίλτρο θα σχηματίσει έναν νέο πίνακα μόνο με τις γραμμές που περιέχουν τον όρο του φιλτραρίσματος

Ένα νέο φύλλο εργασίας θα εμφανιστεί στο πεδίο που καθορίζεται από το Advanced Filter

Βήμα 6. Παρομοίως, μπορείτε να συνδυάσετε περισσότερους από δύο όρους και να χρησιμοποιήσετε αριθμητικές τιμές και δείκτες για να βελτιώσετε το φιλτράρισμα.

Το προηγμένο φίλτρο σάς επιτρέπει να συνδυάσετε όρους και να χρησιμοποιήσετε τιμές με αριθμητικούς δείκτες

10. Λειτουργία "DIATRABALHOTOTAL"

Το Excel διαθέτει πολλές λειτουργίες για να μετράει ημέρες και ώρες εργασίας, αλλά με τον τύπο "DIATRABALHOTOTAL" είναι επίσης δυνατό να ορίσετε διακοπές και χαλάρωση.

Βήμα 1. Ο τύπος "= DIATRABALHOTOTAL (A; B)" (χωρίς εισαγωγικά) μετρά αυτόματα τις συνολικές εργάσιμες ημέρες - "A" είναι το κελί με την ημερομηνία της πρώτης ημέρας, και "B" ημερομηνία της τελευταίας ημέρας ·

Τύπος "= DIATRABALHOTOTAL (A; B)", με τις λέξεις "A" και "B" να αναγράφουν την πρώτη και την τελευταία εργάσιμη ημέρα

Βήμα 2. Ωστόσο, αυτή η λειτουργία έχει μια τρίτη παραλλαγή, η οποία εκτός από τον έλεγχο της ημερομηνίας που πέφτει σε ένα Σαββατοκύριακο, αφαιρεί ήδη από το συνολικό ποσό τις εργάσιμες ημέρες. Για να συνεχίσετε τη φόρμουλα, πληκτρολογήστε "= DIATRABALHOTOTAL (A; B; C: D)" - με C και D που υποδεικνύουν την πρώτη και την τελευταία κυψέλη των διακοπών ή των αποστάσεων.

Με το "= DIATRABALHOTOTAL (A; B; C: D)", το διάστημα "C: D" αφαιρεί τις διακοπές από το συνολικό ποσό

Βήμα 3. Η λειτουργία θα εμφανίσει αυτόματα το αποτέλεσμα κάθε φορά που αλλάζει κάποια από τις παραλλαγές της.

Ο τύπος πρέπει αμέσως

Ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος για να μετατρέψετε ένα αρχείο PDF στο Excel; Κάντε ερωτήσεις στο φόρουμ.